Es ist gar nicht so einfach, die richtige Software für eine Gebäudereinigung zu finden. Gefühlt gibt es 20 verschiedene Anbieter, die alle „Die BESTE Software“ an euch verkaufen wollen, oder zumindest an alle Gebäudedienstleister, oder an alle Handwerker oder überhaupt an alle.
Im Interview mit Jonas Sülflow, Projektleiter von Procertus Facility GmbH, schildern wir, aus welchen Gründen sein Reinigungsunternehmen sich für die Software von CleanManager entschieden hat und worauf sie in Ihrer Suche wert gelegt haben.
- Warum nach der richtigen Software für die Gebäudereinigung suchen?
- Wie verwalte ich Daten und Dokumente in meinem Reinigungsunternehmen?
- Warum sollte die Software auf die Reinigungsbranche spezialisiert sein?
- Wie funktioniert die mobile Zeiterfassung per App für Reinigungskräfte?
- Warum verwenden wir die mobile Zeiterfassung anstatt nur Stundenzettel?
- Hat die Software Einfluss auf das Qualitätsmanagement meiner Gebäudereinigung?
- Warum verwende ich eine Software beim Kalkulieren von Angeboten?
- Fazit
Warum nach der richtigen Software für die Gebäudereinigung suchen?
Jonas Sülflow ist Projektleiter bei dem Familienunternehmen Procertus Facility GmbH, welches in Bremen liegt und ca. 100 Mitarbeiter für unter anderem Unterhaltsreinigungen, Grundreinigungen und Glasreinigungen betätigt.
Auf die Frage, warum sein Unternehmen die Suche nach einer Software für die Reinigung begonnen hatte, antwortet er: „Ich habe online nach einer Lösung gesucht, Reinigungspläne zu erstellen, und bin darüber auf den CleanPlan, den CleanCalculator und anschließend den CleanManager gestoßen.“ Weiter erkläre er, „Die meisten Softwarelösungen sind zu breitgefächert aufgestellt und der CleanManager war da das, was auf die Unterhaltsreinigung spezialisiert gewesen ist.“.
Bevor Procertus Facility sich für das Produkt von CleanManager entschied, erhielt das Gebäudereinigungsunternehmen eine kostenlose Testphase, um die Software ausgiebig zu testen. „Wir haben zu Beginn der Softwareeinführung den CleanManager kostenlos zur Verfügung gestellt bekommen, um zu schauen, ob das für uns passt“, erzählt Sülflow. Er fügt hinzu, dass der Vorgang regelmäßig durch Online-Meetings, bei denen Fragen gestellt werden konnten, und durch den Support, betreut wurde.
Abschließend betont der Projektleiter, dass der CleanManager umfangreiche Online-Anleitungen bietet, die bei Bedarf schnell und einfach Antworten auf Fragen geben: „Das ist besonders hilfreich, wenn man bestimmte Aufgaben nicht täglich ausführt und die Details vergessen hat.“
Wie verwalte ich Daten und Dokumente in meinem Reinigungsunternehmen?
Aktenordner, überfüllte Schreibtische, verstreute Dokumente – ein alltägliches Problem in der Gebäudereinigung. Jonas Sülflow erklärt, wie CleanManager Abhilfe schafft: „Der größte Vorteil ist, dass wir wirklich alle Daten an einem Ort haben. Keine Suche in Ordnern oder Listen – alles ist zentral und von überall zugänglich. Das spart uns viel Zeit und Kosten.“
Procertus Facility nutzt die Software täglich, um Objekte, Aufgaben und Mitarbeiter zu verwalten. „Man sieht direkt, wer krank ist oder Urlaub hat – eine Plattform für alle unsere Daten, ob Mitarbeiter oder Kunden.“
Besonders die digitale Verfügbarkeit bringt Flexibilität: „Früher war alles auf Papier oder in Excel-Tabellen. Jetzt haben wir mit CleanManager eine einheitliche Lösung, auf die wir jederzeit per Handy oder Laptop zugreifen können.“
Warum sollte die Software auf die Reinigungsbranche spezialisiert sein?
Die Wahl der richtigen Software für ein Reinigungsunternehmen kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Ein Programm, das auf die spezifischen Bedürfnisse der Reinigungsbranche zugeschnitten ist, kann die Arbeitsvorgänge erheblich erleichtern und die Effizienz des Unternehmens steigern.
Als wir Jonas Sülflow nach diesem Thema fragen, antwortet er ohne zu zögern, „Für ein Reinigungsunternehmen, einen Reinigungsdienstleister ist das die richtige Unterstützung. Und die richtige Unterstützung in der Art und Weise, dass man ein Programm hat, das wirklich auf die Reinigung zugeschnitten ist und nicht ein Programm hat, dass versucht viele Branchen oder viele Dienstleister zu bedienen. Dementsprechend sind auch die Menüpunkte und die einzelnen Bereiche entsprechend benannt.”. Das, so meint er, erleichtert die Arbeit des Reinigungsunternehmens erheblich und reduziert den Zeitaufwand für die Einarbeitung in das System.
Wie funktioniert die mobile Zeiterfassung per App für Reinigungskräfte?
Digitale Zeiterfassung ist in der Reinigungsbranche angekommen – für manche eine Erleichterung, für andere mit Bedenken verbunden. Doch ihr Hauptzweck ist klar: Fehler in der Lohnkalkulation vermeiden und sicherstellen, dass Reinigungen wie vereinbart durchgeführt werden.
„Wir nutzen die App für Mitarbeiter, die eigenständig an Objekten arbeiten. Sie checken sich per App ein und aus“, erklärt Jonas Sülflow. Besonders praktisch: Über die App können zusätzliche Anweisungen direkt an die Mitarbeiter gesendet werden.
Die Zeiterfassung erfolgt über einen NFC-Tag am Objekt. Mitarbeiter scannen sich mit dem Smartphone ein und wieder aus, sodass ihre Arbeitszeiten automatisch erfasst werden. „Am Monatsende können wir die Stunden einfach abrufen – ohne Stundenzettel und manuelle Berechnungen“, so Sülflow.
Die Einführung brachte jedoch Herausforderungen mit sich: Nicht alle Mitarbeiter sind technikaffin. Um den Einstieg zu erleichtern, wurden Zugangsdaten im Voraus bereitgestellt und Objektleiter halfen telefonisch bei der Installation. „Sobald die App installiert und der Login erfolgt ist, erklärt sich die Nutzung fast von selbst“, sagt Sülflow.
Warum verwenden wir die mobile Zeiterfassung anstatt nur Stundenzettel?
„Bei den Mitarbeitern, welche die digitale Zeiterfassung nutzen, nutzen wir den CleanManager für die Lohnabrechnung natürlich“, antwortet Jonas Sülflow, als wir ihn fragen, welches Nutzen das Gebäudereinigungsunternehmen durch die digitale, mobile Zeiterfassung hat. „Der größte Vorteil bei der Lohnabrechnung über den CleanManager ist für uns, dass vor allem Transferfehler vermieden werden bei der Eintragung der entsprechenden Stunden“, erklärt er „Da das Ganze automatisiert erfolgt und nicht mehr der Faktor Mensch entsprechend dabei ist, der irgendwo eine Zahl in die falsche Spalte einträgt oder ähnliches. Das Ganze funktioniert viel fehlerfreier.“
Besonders das kleine Verwaltungs-Team bei Procertus Facility GmbH, welches die Büroarbeiten hantiert, wird durch die mobile Zeiterfassung entlastet. „Wir haben diese ganze Zettelwirtschaft nicht mehr, wir müssen nicht mehr die Stundenzettel kontrollieren, das ganze ausrechnen, die Umrechnung von Stunden in Dezimalzahlen, und so weiter“, freut sich der Projektleiter.
Dabei berichtet er auch, dass durch die umfangreiche Nutzung der mobilen Zeiterfassung und der damit verbundenen Zeitersparnis auch ein finanzieller Vorteil entsteht. Das Unternehmen überlegt, diesen als Ansporn an die Mitarbeiter weiterzugeben: „Wir überlegen, das ganze so weit vorzuführen, dass die Mitarbeiter, die diese App nutzen, dadurch einen zusätzlichen Vorteil haben. Also sei es, dass man bei der Nutzung dieser App eine zusätzliche Zulage kriegt im Monat. Da muss man sich im Detail noch eine Lösung für überlegen.“
Hat die Software Einfluss auf das Qualitätsmanagement meiner Gebäudereinigung?
Die digitale Zeiterfassung ist in der Reinigungsbranche angekommen – eine Erleichterung für viele, aber auch mit Bedenken verbunden. Ihr Hauptzweck: Fehler in der Lohnkalkulation vermeiden und sicherstellen, dass Reinigungen wie vereinbart durchgeführt werden.
„Wir nutzen die App für Mitarbeiter, die selbstständig an Objekten arbeiten. Sie checken sich vor Ort ein und aus“, erklärt Jonas Sülflow. Besonders praktisch: Über die App können zusätzliche Anweisungen direkt an die Mitarbeiter gesendet werden.
Die Zeiterfassung erfolgt über NFC-Tags an den Objekten. Die Mitarbeiter scannen sich mit ihrem Smartphone ein und wieder aus – die Arbeitszeiten werden automatisch erfasst. „Am Monatsende können wir die Stunden einfach abrufen, ohne auf handschriftliche Stundenzettel zu warten“, so Sülflow.
Die Einführung brachte Herausforderungen mit sich, da nicht alle Mitarbeiter technikaffin sind. Um den Einstieg zu erleichtern, wurden Zugangsdaten im Voraus bereitgestellt und Objektleiter unterstützten telefonisch bei der Installation. „Sobald die App installiert und der Login erfolgt ist, erklärt sich die Nutzung fast von selbst“, sagt Sülflow.
Warum verwende ich eine Software beim Kalkulieren von Angeboten?
Neben der Verwaltungssoftware CleanManager nutzt Procertus Facility GmbH den CleanCalculator zur Angebotskalkulation. „Wir verwenden den CleanCalculator für Neukunden, Auftragserweiterungen und um unsere eigene Einschätzung durch die Software zu überprüfen“, erklärt Jonas Sülflow.
Dabei vergleicht das Unternehmen regelmäßig, ob die eigene Zeitkalkulation mit der Berechnung der Software übereinstimmt. „Es ist spannend zu sehen, wo Abweichungen bestehen. Manchmal merkt man, dass man beim Preis noch nachjustieren kann“, so Sülflow.
Früher basierten Angebote auf Raumplänen und Quadratmetern. Jetzt ermöglicht der CleanCalculator genauere Berechnungen, die auf realen Daten statt Durchschnittswerten beruhen. Ein kleines Beispiel: „Wenn ich nach Kundenbesuch 1,5 Stunden ansetze, aber die Software 1 Stunde 20 Minuten berechnet – das klingt nach wenig, aber auf das Jahr gesehen macht das einen großen Unterschied.“
Auch Kunden überzeugt die transparente Kalkulation. „Wir erklären ihnen, dass unsere Angebote nicht aus dem Bauchgefühl entstehen, sondern auf objektiven Daten basieren. Die Software nutzt die exakten Quadratmeterangaben und berechnet daraufhin die Reinigungszeit“, so Sülflow. Das schafft Vertrauen und macht Angebote nachvollziehbarer.
Fazit
Die Wahrheit ist nun mal, dass Geschmäcke verschieden sind und so ist es auch bei Softwareprodukten. Was dem einen gefällt, sagt dem anderen gar nichts, und deshalb können wir euch nicht erzählen, dass unsere Software die Superlösung für alle eure Probleme sein wird.
Vielleicht ist sie für euch leicht zu bedienen, hat ein ansprechendes Design oder genau die Funktionen, nach denen ihr gesucht habt. Vielleicht aber auch nicht.
Bei CleanManager legen wir Wert darauf, dass wir mit unseren Kunden eine langwierige Zusammenarbeit eingehen, und dass unsere Kunden nicht mit falschen Erwartungen ihre Kundenreise bei uns beginnen.
Daher habt Ihr zu jeder Zeit die Möglichkeit ein kostenloses Beratungsgespräch mit Softwarevorführung zu erhalten. Mehr Informationen findet ihr unter www.cleanmanager.de.
