Bei der BOGDOL Unternehmensgruppe steht die Innovation im Fokus, insbesondere wenn es um die Qualitätskontrollen in der Gebäudereinigung geht. Durch den Einsatz digitaler Technologien für Qualitätsberichte spart das Team in Hamburg nicht nur wertvolle Zeit und Ressourcen, sondern schafft auch die Möglichkeit, Kunden aktiv in den Überprüfungsprozess einzubinden. Zusätzlich eröffnen sich durch die Digitalisierung neue Wege in der Mitarbeiterausbildung und -motivation.
Ein cleveres Paket spart Zeit
In unserem Gespräch mit Tomasz Grzempski, dem Innovations- und Prozessmanager der BOGDOL Unternehmensgruppe, wird schnell klar, welche zentrale Rolle digitale Qualitätsberichte – oder Prüfberichte – in seinem Unternehmen spielen. Der Nutzen dieser Technologie reicht weit über den Ersatz traditioneller Methoden wie Stift und Papier hinaus: „Also, es optimiert nicht nur den Prozess der Kontrolle an sich. Wir gewinnen auch Zeit durch die Optimierung“, erklärt Grzempski.
Diese Zeitersparnis wird durch verschiedene Prüfpakete für unterschiedliche Objekttypen ermöglicht, die BOGDOL speziell entwickelt hat: „Wir haben Standardberichte eingerichtet und Pakete geschnürt, um beispielsweise ein typisches Verwaltungsgebäude auf Qualität zu prüfen. Wir haben dort diverse Räume berücksichtigt, die in solch einem Bereich immer vorkommen“, führt Grzempski aus. „Es gibt verschiedene Pakete, beispielsweise für Verwaltungen, Schulen oder auch Kindergärten. Für diese Objektarten haben wir Standardberichte eingerichtet.“
Die Einteilung in spezifische Objektarten ermöglicht es dem Unternehmen, schneller und effektiver auf die Anforderungen der Kunden einzugehen und die Qualitätsberichte entsprechend anzupassen. So bleibt mehr Zeit für die Kundenbetreuung, die Verbesserung der Dienstleistungen und nicht zuletzt für das Training neuer Teammitglieder.
Mitarbeitertraining leicht gemacht
Bei der Qualitätskontrolle in der Gebäudereinigung geht es längst um mehr als nur um das Abhaken von Checklisten. Herr Grzempski stellt sicher, dass Service-Manager regelmäßige Qualitätskontrollen durchführen: „Mindestens zwei Kontrollen im Monat – das ist die Vorgabe. Ich behalte den Überblick über unsere Qualität und sorge dafür, dass wir auf Kurs bleiben.“
Die Statistikfunktion der digitalen Qualitätsprüfungen hilft ihm, Leistungseinblicke zu gewinnen und gezielt einzugreifen: „Ich finde den schwächsten Punkt, klicke darauf und sehe direkt den Bericht. Das ist sehr gut umgesetzt.“
Neben der Überwachung der Reinigungsqualität unterstützt das System auch die Einarbeitung neuer Mitarbeiter. So können auffällige Qualitätskontrollen schnell erkannt und überprüft werden. Ein Beispiel: Eine Service-Managerin bewertete schwarze Streifen an Wänden als Mangel, was den Prüfbericht verschlechterte. „Ich habe ihr angeboten, das gemeinsam durchzugehen und sie geschult, worauf sie achten muss“, erzählt Grzempski.
Dank einer vernetzten App kann er seine Mitarbeiter sogar aus der Ferne anleiten: „Der Mitarbeiter nutzt die App, erstellt einen Testbericht, und ich gebe sofort Feedback.“ Das spart Zeit und sorgt für eine einheitliche Schulung: „Das verkürzt definitiv den Prozess – und Zeit ist Geld.“
Die Umstellung auf digitale Qualitätskontrollen stieß zunächst auf Skepsis. Doch sobald die Mitarbeiter den Vorteil erkannten, änderte sich ihre Meinung schnell: „Nach ein paar Berichten hört man dann: ‚Okay, super. Ich bin ganz schnell durch.‘“
Mit digitaler Transparenz zum optimierten Kundenerlebnis
Die Kommentarfunktion in den Qualitätsberichten von BOGDOL bietet Reinigungskräften die Möglichkeit, Kunden auf zusätzliche Mängel hinzuweisen. Tomasz Grzempski erklärt: „Manchmal entdeckt man etwas, das man nicht direkt bewerten kann, aber man hinterlässt einen freundlichen Hinweis.“ Besonders Facility-Manager schätzen diese hilfreichen Berichte.
Zusätzliche Unterstützung bietet die Fotofunktion mit Zeitstempeln, die unerledigte Vorarbeiten oder Unstimmigkeiten dokumentiert. Ein Beispiel: „In einem Objekt mit zwei Reinigungsfirmen sollten wir auch die Leistungen des anderen Dienstleisters kontrollieren. Dank der Zeitstempel konnten wir nachweisen, dass unser Team alle Vereinbarungen eingehalten hat“, so Grzempski.
Die Qualitätskontrollen sorgen zudem für eine verbesserte Kommunikation zwischen BOGDOL und seinen Kunden. „Von rund 80 Prozent der Kunden mit angepassten Berichten haben wir positives Feedback erhalten.“ BOGDOL zeigt eindrucksvoll, wie digitale Prüfungen Schulung, Kundenbindung und Transparenz optimieren – ein klarer Schritt in die Zukunft.
